Grundsatz für die Kassenführung

- der Umgang mit Belegen...

Duhu, Frehed, ...    Was ist denn ein Beleg?                  Und Wohin damit?

Belege sind Quittungen, d.h. es sind Betrag und der Verwendungszweck aufgeführt. Für Ausgaben unter Euro 5,00 genügt allerdings der Kassenbon, denn es ist nicht nötig die Verkäuferin oder den Verkäufer für solch geringe Beträge wegen einer Quittung zu nerven. Allerdings müsst Ihr dann den Verwendungszweck auf dem Kassenbon notieren (z.B. 10 Brötchen o.ä.).

Viele moderne und computerunterstütze Kassen drucken heutzutage nut noch Kassenbons mit genauen Angaben wie auf einer Quittung aus (vor allem Großmärkte, Baumärkte etc.). Diese können auf jeden Fall als "Quittung" gelten.

Eine Quittung ist nach dem Erhalt immer wie Bargeld zu betrachten.

Bei Überweisungen gilt der Kontoauszug als rechtsgültiger Beleg, allerdings ist auch hier die Rechnung als Nachweis aufzubewahren. Im Idealfall heftet Ihr den Überweisungsbeleg mit an die Rechnung.

Alle Belege werden chronologisch nummeriert, gesammelt und abgeheftet. Die einzelnen Belege werden auf einen DIN A 4 Bogen geklebt. Dabei macht es Sinn pro Seite nur einen Beleg aufzukleben. So wird es ermöglicht die Belege für eine spätere Abrechnung ganz einfach herauszunehmen und gesondert zusammenzustellen. Dieser Aufwand erscheint hoch – wird auch von vielen noch belächelt – wird sich aber lohnen.

Auf das Formularblatt (Word) , auf dem die Quittung geklebt wird, zusätzlich den Verwendungszweck bzw. die Maßnahme notieren (z.B. Pfingstlager 2002)...

Für Fahrten und andere Maßnahmen empfiehlt es sich, einen Briefumschlag oder eine Klarsichthülle für die kurzfristige Aufbewahrung der Belege dabei zu haben. Es ist aber dringend zu empfehlen die Belege möglichst bald einzukleben und abzuheften. Später wird es immer schwieriger einen Überblick zu bekommen. 

Auf Fahrten hat man aber in der Regel auch zwischendurch mal Zeit, die Belege aufzukleben, deshalb sollte man im Kassenbeutel immer Prittstift, Kugelschreiber, ggf. Stempel + Stempelkissen und einen kleinen Tacker & Locher dabei haben...

Für die Wanderung / auf den HAJK gilt: Die Quittungen umgehend aufkleben. Gerade wenn man auf Tour ist, zwischendurch hier und da noch einkaufen geht etc. gehen ganz schnell die Belege verloren! Hier sollte man weiterhin darauf achten, dass die Kassenführung (Belege etc.) separat von der Tageskasse mitgeführt wird. Für den Fall, dass diese verloren geht, geklaut wird oder man im Stress unachtsam was aus dem Beutel verliert - hat man den Großteil der Wanderkasse immer noch "safe"....

Tipps und Beispiele aus der Praxis:

Wenn Du für die Kasse verantwortlich bist, dann solltest Du immer einen Quittungsblock dabei haben. So kann Dir z.B. auch die Marktfrau ohne Probleme bestätigen, dass Du bei Ihr für 10,00 Euro Obst und Gemüse gekauft hast. In der Regel haben sie am Marktstand nämlich keinen Quittungsblock zur Hand.

Wenn Du nun aber keine Quittung bekommen kannst (z.B. in einer Telefonzelle o.ä.), dann musst Du einen „Eigenbeleg“ erstellen. Dieser kann beispielsweise wie folgt aussehen:

Sollte jemand aus Deiner Gruppe (z.B. Lisa) eingekauft oder telefoniert haben und keinen Beleg vorweisen können, so nimmst Du einen Quittungsvordruck und trägst den Gegenstand oder Verwendungszweck und den Betrag ein. Anschließend unterschreibt Lisa als Empfängerin des Geldes. Damit hast Du einen rechtskräftigen Beleg dafür, dass Du das Geld (an Lisa) ausgegeben hast. Bei größeren Summen sollte man solche Behelfe natürlich vermeiden.

Sven hat eingekauft und den Beleg mitgebracht. Du hast aber keine Geld dabei, also die Kasse nicht mit. Dann soll Sven Dir die Quittung auf gar keinen Fall geben sondern behalten. Erst wenn Du ihm das Geld ausgehändigt hast bekommst Du von ihm die Quittung. 

Denn - bei der Kassenführung gilt immer der Grundsatz: „Quittungen die in der Kasse liegen sind wie Bargeld zu behandeln.“ (Für alle Quittungen in der Kasse wurde der ausgelegte Betrag bereits bezahlt - außerdem hat Sven in diesem Fall auch die Sicherheit: "Ich hab noch ´ne Quittung für die ich noch Geld bekomme...") 

An diesen Grundsatz solltest Du Dich halten, denn ansonsten geht der Überblick schnell verloren.

Falls Du nicht einkaufen gehen kannst und jemand anderes soll dies erledigen, so kannst Du der betreffenden Person einen Vorschuss auszahlen. Dabei ist es wichtig, dass der Empfang des Geldes bestätigt wird. Auch wenn Ihr gute Freunde seid, beim Thema Geld kann es schnell zu Konflikten und Ärgernissen kommen (Bei Geld hört oft die Freundschaft auf). Aus diesem Grunde lass Dir immer den Empfang mit einer Unterschrift bestätigen.

Dabei ist es immer wieder wichtig, dass Du auf die Einkäuferinnen und Einkäufer auf die notwendigen Quittungen hinweist. Die Quittung ist ein MUSS für jeden Einkauf. Egal wie albern oder zeitaufwendig es erscheint, an jeder Kasse ein ordentlicher Beleg einzufordern. Diese haben der Bitte auch nachzukommen - die Kassierer/innen haben nämlich selber auch (z.B. aus steuerrechtlichen Gründen) eine Buchführung zu führen, so dass es eigentlich keine Kasse ohne Bons und Quittungen geben dürfte... Sollte nur Kassenbons zur Verfügung stehen - ist dies die Zeit - seinen stets paraten Quittungsblock zu zücken... :-) Hier solltest Du auf gar keinen Fall nachlässig werden, sondern penibel auf das Einhalten der Spielregeln drängen.

  Stichwort-Sippenamt KW     Ministerium    Kassen-Menü-Start     die blätter - Kassenführung