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Duhu,
Frehed, ...
Muss
das unbedingt sein?
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Es
ist grundsätzlich sinnvoll für
jede Aktion der Gruppe oder
des Stammes eine eigene
Abrechnung zu erstellen. Das
erscheint auf den ersten Blick sehr aufwendig und vielleicht auch
übertrieben, aber es sprechen große Vorteile für dieses Vorgehen.
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Man
kann erkennen ob die
„Kalkulation“ aufgegangen ist,
d.h. ob die Maßnahme ein Verlustgeschäft war oder nicht. Dies
erleichtert die Kontrolle, denn Maßnahmen sollten sich in der Regel
immer selbst tragen, also nicht zu Lasten der Gruppenkasse gehen.
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Das
kontinuierliche Abrechnen von Maßnahmen, d.h. die Ein- und
Auszahlungen gesondert erfassen, ermöglicht es auf längere Sicht
Erfahrungswerte zu gewinnen. So werden über
längere Zeit die Kalkulationen immer genauer
und somit können letztendlich auch TN
- Beiträge viel besser berechnet werden.
Maßnahmen werden dadurch nicht mehr zu einem „finanziellen
Blindflug“, sondern auch hier zu einem durchweg geplanten Produkt.
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Sauberer
Abschluss einer Maßnahme. Man kann getrost die Sache abhaken und
wird erst zur Kassenprüfung
wieder damit belästigt. -
Und - im Archiv aufbewahrt - kann es als Planungsgrundlage
neuer Aktionen und Hilfe
für neue Gruppenleiter dienen... (siehe
Fahrtenakten)
Die
Abrechnung
ist im Prinzip nur ein
Blatt, auf dem die Einnahmen und Ausgaben übersichtlich aufgeführt
sind. Weiterhin wird vermerkt, wo das restliche Geld geblieben ist bzw.
aus welcher Kasse der fehlende Rest bezahlt wurde. Dazu werden
sämtliche Belege (die diese
Maßnahme betreffen) gesammelt und mit der Abrechnung
zusammen abgeheftet
und mindestens fünf Jahre
aufbewahrt.
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