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Arbeitshilfe zum Ausfüllen von Zuschussanträgen:

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Was ist ein Zuschussantrag? Infos zum Zuschusswesen

vor der Freizeit... Zuschusslisten nicht vergessen!

on tour - Teilnehmerliste...

Bestätigung der Übernachtungsstelle...

Wohin dann mit dem Zuschussantrag ?

Thema Fahrtenakten...

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Bei einigen Kommunen müssen Zuschüsse und Fördermittel für Fahrt und Lager vorher beantragt werden (->Vorantrag).  Diese müssen, ja nach Kommune, am Jahresanfang oder kurz vor Fahrtenbeginn (3-4 Wochen vorher!) eingereicht werden.

Duhu,    Frehed, ... Was muss denn da drin  stehen?

Solche Voranträge müssen in der Regel

In manchen Kommunen ist es daraufhin üblich, dass man eine schriftliche Bestätigung erhält, ob die geplante Fahrt bezuschusst wird.  

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   leider dann und wann doch noch mal vergessen...

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Die Teilnehmerliste befindet sich meistens unten bzw. auf der Rückseite der Formulare. Man kann die Listen auch schon einmal vorbereiten (Adresse etc. z.B. per PC vordrucken), so dass die Teilnehmer nur noch an den passenden Stellen unterschreiben müssen. Es geht aber auch relativ zügig, wenn jeder seine Angaben selber macht (vor allem sind die Angaben meistens auch gleich komplett).

Auf der Teilnehmerliste wird folgendes eingetragen:

laufende Nummer

Name und Vorname des Teilnehmers

Alter oder Geburtsdatum (je nach Formular)

Anschrift mit PLZ!

bei einigen Formularen ist auch das Geschlecht anzukreuzen

eigenhändige Unterschrift der Teilnehmer!

Mit den Zuschusslisten sorgsam umgehen (Kaffeeflecken machen sich nicht so gut auf den "amtlichen Dokumenten") und diese nicht verlieren (dass ist bares Geld welches dem Stamm ansonsten verloren gehen würde). 

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Ganz wichtig ist, dass man sich die Übernachtung vor Ort (Zeltplatz, Bildungsstätte, Heim, Gemeindehaus etc.) bestätigen lässt. Dazu sind auf den Formularen Felder vorgemerkt, wo die "Übernachtungsstätte" (z.B. Heimwart oder Pfarrer vor Ort) dann mit

Unterschrift und

wenn möglich auch mit Stempel der Einrichtung

die Übernachtung mit den angegebenen Teilnehmerzahlen (TN) und Teilnehmertagen (TN-Tg) bestätigt. 

Sollte man auf Wanderung oder Hajk sein und dabei keinen festen Lagerplatz, Jugendherberge etc. als Ziel anpeilen, so kann man sich die Bestätigung vor Ort auch bei Post- oder Polizeiämtern etc. per Unterschrift und Stempel beglaubigen lassen.

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Ist die Fahrt oder das Lager vorbei muss zunächst natürlich sorge getragen werden, dass der Zuschussantrag zügig und zeitnah fertig bearbeitet wird, damit nicht die Fristen verstreichen. Je nach Kommune hat man ca. 14 Tage dafür Zeit. (Solche Fristen gelten auch für landeskirchliche Zuschüsse!)

Was muss hier nun beachtet werden...

prüfen - haben alle Teilnehmer unterschrieben

sind die Angaben komplett (z.B. Adressen, Geburtsdatum etc.)

bei einigen Anträgen (z.B. für die Oldenbg. Landeskirche) muss auf der Vorderseite der kleine "Spiegel" ausgefüllt werden: wie viele Teilnehmer in welchen Altersgruppen, wie viele Teilnehmer je Geschlecht, Angaben über Gesamtteilnehmerzahl und die Fahrtenleitung - wie viele davon haupt- und ehrenamtlich etc.)

    Anzahl und Alter der Teilnehmenden (einschließlich Leitung):

    Angaben zur Leitung:

ist die Übernachtung bestätigt worden!

ganz wichtig: Kontoverbindung des Stammeskonto nicht vergessen!

noch mal prüfen, ob die Unterschriften von der Fahrtenleitung, dem Träger (hier also Unterschrift der Stammesleitung) und dem Antragsteller (Stammeskasse) vollständig sind. Mit der Unterschrift wird bestätigt, die alle Angaben auf dem Formular korrekt sind.

die Übernachtung mit den angegebenen Teilnehmerzahlen (TN) und Teilnehmertagen (TN-Tg) bestätigt. 

danach wird eine Kopie für die Stammeskasse / die Fahrtenakten gemacht - diese Kopie ist auch in die Fahrtenakten einzuheften...

nachdem eine Kopie erstellt wurde ist der Antrag dann schnellstmöglich und fristgerecht z.B. via Post an den entsprechenden Stellen einzureichen!

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