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Arbeitshilfe zum Stammesrundbrief:

Hinweise zum Brief selber...

& Was ist ein Rundbrief...

kleine Anmerkung zum Kopieren...

zum Briefe eintüten... & sortieren als "Infobrief" und "Infopost"

und dann die Briefe als Infobrief oder Infopost aufgeben...

zur Quittung

Archiv der Stammesrundbriefe / SR-Rundbriefe

Der Stammesrundbrief ist eine Verschickung an alle Stammesmitglieder, welche z.B. quartalsweise  vorgenommen werden kann. Wenn die Stammeszeitung gut läuft reicht es auch aus, nur zur jeweiligen Stammesvollversammlung und zur jeweiligen Großfahrt einen Rundbrief an alle Mitglieder zu versenden.

Der Brief sollte deshalb sowohl inhaltlich als auch in seiner äußerlichen Form sowohl angemessen als auch ansprechend gestaltet sein. Hier sollte darauf geachtet werden, was man so "unter die Leute" verteilt. Eine Auflistung, wer für welche Fahrt noch einen FB zu begleichen hat muss nicht unbedingt gleich die halbe Ortschaft wissen. Auch der Umgang mit Daten wie z.B. Tel.-Nr. sollte geregelt sein (Stichwort Datenschutz etc.) - in der Regel reicht es eigentlich aus, wenn nur die Daten der Stammesleitung als Ansprechpartner genannt werden (es sei denn die Bekanntgabe wird von anderer Seite genehmigt).

Der Brief repräsentiert in diesem Falle auch den Stamm - also achtet auf Form und Stil - und vor allem auf Rechtschreibfehler.

Zu beachten sind hier vor allem noch zwei Dinge:

1. In der kürze liegt die Würze - der Brief darf nicht mehr als drei Blätter haben, ansonsten kann man ihn nicht günstig als Infobrief/Infopost verschicken. Man hat also nur 6 Seiten (vordere und jeweilige Rückseite).

2. Man bedenke, dass ggf. auch noch Terminübersichten und Anmeldeformularabdrucke ihren Platz brauchen. Bedenke auch, dass es wenig Sinn macht, wichtige Dinge auf der Rückseite das Anmeldeformulars zu kopieren!

Noch was zur Gestaltung:

- ist die Schrift und die Textgröße auch später bei den Kopien noch lesbar?

- achtet auf die Farbe. Am besten gleiches Farbverhältnis wie beim späteren kopieren wählen, gerade wenn man bunte Seiten später schwarz-weiß kopieren möchte. Möglichst "dunkle" Farben wie schwarz, blau oder rot (in der Kopie auch dunkel) wählen. Der Hintergrund sollte beim Original weiß sein (Kopien von bunten Papier sind meist schlecht lesbar!).

- Fotos und Bilder sind manchmal schlecht kopierbar (vor allem Originale). Ausdrucke (vornehmlich schwarz-weiß) von Laserdruckern hingegen sind meist auch in der Kopie noch von gut erkennbarer Qualität.

- gibt es einen "Kopierrand" auf den man achten muss, sprich kann man komplette DIN A 4 Seiten kopieren oder bleibt immer ein kleiner Rand frei?

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Für Infopost/Infobrief behält sich z.B. die Post AG vor, dies während einer Woche zu erledigen, d.h. die Zustellung kann u.U. sich um bis zu 7 Tage verzögern.

Ein paar kleine Anmerkungen zum Kopieren:

achtet darauf, dass die Seiten in einer nachvollziehbaren Reihenfolge kopiert werden (beim doppelseitigen kopieren darauf achten, dass die Rückseite nicht unbedingt "auf dem Kopf steht".

wie gesagt, eine wichtige Terminliste, die sich jeder an die Wand oder Tür nageln kann, verfehlt ihren Sinn, wenn sie auf die Rückseite des Anmeldeformulars kopiert wird...

Grundsätzlich ist mit einer kleinen Zahl "Fehlkopien" zu rechnen - bis es endlich richtig klappt und alles auch lesbar ist. Noch ein Tipp: erst den Batzen mit der Vorderseite kopieren, dann ggf. erst mit den nächsten Seiten/Blättern weiter machen und später sich der Rückseite widmen. Einige Kopieren haben eine recht hohe Fehlkopiequote, wenn die Seiten gerade "frisch" (und vor allem noch warm) aus dem Kopieren kommen.

Achtet darauf, dass man bei den Kopien auch noch den Text entziffern kann... (siehe Anmerkung zur Gestaltung)

Wenn man mehrer Seiten verschicken möchte, ist es ratsam verschiede Farben beim Kopierpapier auszuwählen (also nicht alles auf weißem Papier sondern lieber ein Blatt gelb, das nächste blau etc...) Bedenkt, wofür die Seiten später genutzt werden sollen. Wenn eine Seite später noch weiter kopiert werden soll, muss sie einen hellen Hintergrund haben. Wenn man von roten Papierbögen etwas kopieren möchte, hat man meistens nur eine "schwarze Nacht" als Ergebnis!

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4. Insgesamt müssen 50 Briefe zusammenkommen... und zwar...

Infobrief (günstiger als "normale Standartbriefe"):

mindestens 50 Briefe gleichen Inhalts, aber unterschiedliche PLZ-Bereiche möglich: kosten ca. 0,40€ bzw. ca. 80 Pf.

Infopost (noch günstiger als Infobrief):

mindestens 50 Briefe gleichen Inhalts,

aber auch gleiche PLZ bzw. PLZ-Bereich!!! (ersten zwei bzw. drei Ziffern der PLZ müssen gleich sein, d.h. Varel und Rastede sind nicht im gleichen PLZ-Bereich wie Jade/Jaderberg).

Bei Infopost kostet ein Brief umgerechnet ca. 0,24 € bzw. ca. 0,47 DM.

zu den Adressen:

Für Infobrief und Infopost müssen alle Anschriften maschinell geschrieben sein (also keine handschriftlichen Adressen oder Ergänzungen).

Hierfür kann man am besten Adressetiketten verwenden. Diese sind im Stammesbüro vorhanden. In der "Stammesdatei" sind auch schon Tabellen so vorbereitet, dass man sie nur noch inhaltlich ggf. ergänzen und dann ausdrucken kann (Tabellen sind mit dem bisher genutzten Label übereinstimmend). Ansonsten kann man bei den Optionen bzw. im Menü der Tabelle das Format auf eine andere "Sorte" von Adressetiketten umstellen.

Für Infobrief & Infopost müssen alle Adresse nachher nach PLZ sortiert werden (i.d.R. in aufsteigender Reihenfolge).

(hier sind die Briefe in 10er Packen sortiert)

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Die Briefe werden dann nach PLZ sortiert (i.d.R. aufsteigend) und dann "kopfüber" in die Postbox getan. Hier wird vom Einlieferer / Kunde dann ein Formular ausgefüllt, in einigen Filialen machen dies auch die Postangestellten. Hier wird der Absender mit Adresse etc. sowie die Stückzahl und das Gewicht notiert. Das angesprochene Probeexemplar wird diesem Papieren zugefügt: Ein Exemplar bleibt bei der Post, eines bekommt man später als Quittung und ein Durchschlag wandert mit dem Probeumschlag mit der Postbox durch die "gelbe Welt".

Eine Anmerkung noch: Wenn man nicht ganz 50 Briefe zusammen bekommen hat, kann man auch einige wenige Sendungen "aufzählen" lassen, d.h. zu den tatsächlich eingelieferten werden dann 2-3 Sendungen von den Postangestellten "aufgezählt", so dass die Gesamtstückzahl wieder mindestens 50 ergibt. Man bezahlt natürlich die 50 Sendungen - aber das ist günstiger als 48 Briefe nach dem "Standartporto" zu verschicken.

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    so sieht dann das Formular (die Einlieferungsliste) aus...

Auf diesen Formular wird auch die Quittung gedruckt (unten rechts). Man kann sich aber auch zusätzlich noch eine in kleinerem Format ausdrucken lassen... Diese sind dann bei der Stammeskasse einzureichen und dort entsprechend wegzuheften...

entweder zur Kostenstelle 5.4 (Postwerzeichen), z.B. bei SVV-Einladungen...

oder in die jeweilige Fahrtenakten (KS 2.ff.), wenn z.B. Rundbriefe für Großfahrten o.ä. verschickt worden sind...

[Umgang mit Belegen & Quittungen] [zum Formular] [TOP]